2CV Killan kollegium on pyytänyt Raatia selvittämään kollegiumin ja Killan halua ja mahdollisuuksia järjestää 27. kansainvälinen 2CV ystävien kokous Suomessa kesällä 2029. Jaosporvarikokouksessa syksyllä 2024 keskusteltiin esiselvityksen lähtökohdista ja suunnitelmista.
Esiselvityksen pääkohdat
1993 Nurmeksen kokoukseen verrattuna vapaaehtoisten määrän oletetaan olevan pienempi. Nurmeksen kokouksesta oli vapaaehtoistyövoimaa noin 150 henkilöä. Vapaaehtoisporukan määrän väheneminen on huomioitu suunnitelmissa.
Ulkoistettavia palveluita
Rakentelu ja purkutehtävät, alueen vartiointi, catering ja ravintolapalvelut, saniteettitilojen huolto, alueen siivous, iltaohjelma suoritukset. Esille voi nousta muitakin tehtäviä, joihin kollegiumilla ei ole vapaaehtoisvoimaa. Vapaaehtoistyövoiman tarpeeseen on kartoitettava kollegiumin halukkuutta ja ammatillisia taitoja. Tapahtuman johtaminen, talouden hallinta, viestintä, kilpailutapahtumat ja Suomi-raidin järjestelyt olisivat ainakin käsissämme.
Raati on keskustellut mahdollisuudesta palkata tapahtumalle ammattimainen tapahtumatuottaja. Tämän henkilön vastuulla olisi vastata tapahtumatuotannosta, kuten esimerkiksi ulkoisten esiintyjien hankinta, tapahtuman lupien hakeminen, palvelusopimukset, palvelutuotannon seuranta ja tapahtuman raportointi tapahtuman johdolle. Toki nämä tehtävät voitanee toteuttaa myös kollegiumin vapaaehtoistyönä.
Talouden näkymät
Raati on tutkinut menojen ja tulojen tasapainoa. Laskentamalleissa on lähdetty olettamuksesta, että tapahtumaan tulisi osallistumaan noin 1100 autokuntaa. Talousarviosuunnittelun perusteella tapahtuma saataisiin voitolliseksi. Tässä on hyvä huomata, että taloudellisen tulevaisuuden tarkkaan ennustamiseen ja tulokseen on vielä liian aikaista sitoutua.
SWOT-analyysin tärkeimmät havainnot
Vahvuudet:
- Sitoutunut ja kokenut harrastajayhteisö
- Realistinen budjetti
- Vahva kansainvälinen 2CV-brändi
- Suomen 2CV kollegiumin maine tapahtuman järjestäjänä on vahva
Heikkoudet:
- Sitoutuminen reilun neljän vuoden päässä olevan tapahtuman järjestelyihin
- Korkea keski-ikä talkoohenkilöstössä
- Riippuvuus ulkopuolisista palveluntarjoajista
- Suomi on saari, pitkä matka voi olla rajoite osallistumiseen
Mahdollisuudet:
- Nuorten talkoolaisten houkuttelu perheiden kautta
- Paikallisten yritysten ja sponsorien yhteistyö
- Ekologisten ratkaisujen korostaminen
Uhat:
- Sääolosuhteiden aiheuttamat haasteet
- Talkooväen riittävyys ja jaksaminen
- Maailmanpoliittinen ja taloustilanne 2029
Paikkatiedustelut
Talousarvio suunnittelun tueksi on alustavasti kartoitettu muutamia mahdollisia tapahtumapaikkoja.
Seuraavat vaiheet
Killan kevätkokouksessa 2025 päätetään, suositellaanko Raatia aloittamaan maailmankokous Suomi 29 hakemuksen valmistelun. Päätöstä tehtäessä on otettava huomioon ainakin talkoohenkilöstön sitoutuneisuus reilun neljän vuoden kuluttua mahdollisesti järjestettävään tapahtumaan, sekä hyväksytty hakemus sitoo 2CV Killan jäseniä.
Mikäli kevätkokouksen päätös on myönteinen ja Raati sitoutuu kevätkokouksen suositukseen, niin Killan raati ilmoittaa kansainvälisille yhteyksilleen halukkuudestaan hakea 27:n kansainvälistä 2CV ystävien kokousta Suomeen kesällä 2029. Markkinointia varten luodaan ryhmä, joka tulee mainostamaan Suomen halukkuutta järjestää tapahtuma ja esittää virallisen hakemuksen Slovenian Kansainvälisessä 2CV ystävien kokouksessa 2025.
Hakemuksen hyväksymisen jälkeen haetaan henkilöitä Suomi 29 -työryhmän toimikuntien vetäjiksi ja tapahtuman valmistelu sekä markkinointi käynnistyy.
Toimeksi saaneena
Juridicus, Matroona ja Hupimestari
Kollegium on antanut Raadille tehtäväksi selvittää Killan kevätkokoukseen (22.3.2025) mennessä kollegiumin halua hakea ja järjestää 27:ttä kansainvälistä 2CV ystävien kokousta Suomeen kesällä 2029.
Ole hyvä ja anna mielipiteesi kuulua seuraaviin kysymyksiin. Kaikkiin kohtiin ei välttämättä tarvitse vastata ja sanamuodot saavat olla ajatuksen juoksua aiheen ympärillä. Lomakkeen voi myös täyttää useammankin kerran jos ajatuksia tulee myöhemmin.
Kiitos kun osallistut!
Mielipidekysely sulkeutuu 18.3.2025