TIETOSUOJASELOSTE Suomen 2CV-Kilta ry
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Suomen 2CV-kilta ry
c/o Kimmo Heinonen
Välitalontie 81
00660 Helsinki
Rekisterinkäyttäjä:
Marjukka Kallio-Ouvinen
Sähköposti: matroona@2cv.fi
Yhteyshenkilö:
Matti Lampila
Sähköposti: yllapito@2cv.fi
Vastuuhenkilö:
Kimmo Heinonen
Sähköposti: oltermanni@2cv.fi
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja. Verkkosivujen käyttäjärekisterissä käsitellään lisäksi sivuille rekisteröineiden henkilötietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, jäsenlehden postitus sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
Henkilötietoja käytetään myös kotisivuilla vain jäsenille tarkoitettujen osioiden todentamiseen. Verkkosivustolla henkilötietoja käytetään vain tarvittavin osin niiden käytössä toimitaan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- rekisteröidyn etu- ja sukunimi
- rekisteröidyn katuosoite
- rekisteröidyn postitoimipaikka
- rekisteröidyn sähköpostiosoite
- rekisteröidyn puhelinnumero
- sähköisen viestinnän tunnistetiedot
- rekisteröidyn syntymäaika
- hallitusten jäsenten henkilötunnus
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, joko jäsenhakemuksen tai verkkosivujen lomakkeiden perusteella.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse.
Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:
- Yhdistysavain -jäsenrekisteri
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Web-sivuston rekisteröinti säilytetään kahden vuoden ajan viimeisestä kirjautumisesta.
10. Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksenperusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle kts. Kohta 1.
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 5.8.2024